Okullar İçin Güvenli Video Konferans: KVKK Rehberi

Okullar için güvenli video konferans, öğretmenin ayarlarından önce kurumun kararlarıyla başlar: onaylı araç listesi, sağlayıcıyla imzalı bir veri işleyen sözleşmesi, sunucular yurt dışındaysa KVKK md. 9 kapsamında aktarım güvencesi ve velilere sade bir aydınlatma metni. Ayarlar önemli, ama zayıf bir sözleşmeyi telafi etmez.

Bu sıranın nedeni basit: çocukların dijital ayak izi artık okul saatleriyle sınırlı kalmıyor. TÜİK'in 2024 çocuklarda bilişim teknolojileri araştırmasına göre 6-15 yaş grubundaki çocukların %91,3'ü internet kullanıyor; düzenli kullananların %75,0'i interneti ödev, öğrenme veya çevrim içi ders için açıyor. Milli Eğitim Bakanlığı da Temmuz 2026'da 81 ile gönderdiği 10 maddelik yazıda, basına yansıyan metne göre, yetkisiz üçüncü taraf yazılım, bot ve tarayıcı eklentisi kullanımını yasakladı; öğrenci görüntülerinin çevrim içi platformlarda yayımlanmasını da kısıtladı.

Bu rehber araç onaylayan kişiler için yazıldı: okul müdürleri, kurucu temsilcileri, bilişim sorumluları ve KVKK irtibat kişileri. Sınıf içi pratiğe (ders öncesi kontrol listesi, ekran paylaşımı, kayıt) ihtiyacınız varsa öğretmenlere yönelik uzaktan eğitimde kişisel verilerin korunması yazımıza bakın; burada kurum tarafını, yani sözleşmeyi, soru formunu ve politikayı ele alıyoruz.

Bu rehberde

• Okulda video konferansın veri sorumlusu kim
• Sunucu yurt dışındaysa: KVKK md. 9 ve standart sözleşme
• Onay süreci: 6 adımda araç seçimi
• Sözleşme ve seçim kriterleri tablosu
• Sağlayıcıya göndereceğiniz 12 soru
• Okul video konferans politikası şablonu
• Velilere ne söylemeli
• Meeyra bu çerçevede nerede duruyor
• Sıkça Sorulan Sorular

Okulda video konferansın veri sorumlusu kim

Video konferansla yapılan her canlı ders kişisel veri üretir: ad-soyad, yüz ve ses, sohbet mesajları, cihaz ve IP bilgileri, araca göre de kayıt, transkript ve yapay zeka özetleri. KVKK'ya göre bu verinin işlenme amacını ve yöntemini saptayan taraf veri sorumlusudur; platform sağlayıcısı ise kurum adına veri işleyen konumundadır. Öğretmen bu zincirde karar verici sayılmaz, kurumun talimatıyla hareket eder.

İki sonuç çıkıyor. Birincisi, 6698 sayılı Kanun'un 12. maddesinin 2. fıkrası, veri sorumlusunu güvenlik tedbirleri konusunda veri işleyenle birlikte müştereken sorumlu tutuyor. Sağlayıcı bir açık bıraktığında kurum "o firmanın sorunu" diyemez; tedbirleri sözleşmeye bağlamanız gerekiyor. İkincisi, bir öğretmenin ücretsiz bir aracı kendi hesabıyla açıp sınıfı davet etmesi kurum adına yeni bir veri işleyen eklemek demek. MEB'in Temmuz 2026 yazısının yetkisiz yazılım yasağı da tam bu durumu hedefliyor.

Sunucu yurt dışındaysa: KVKK md. 9 ve standart sözleşme

Okulların en sık atladığı konu sunucunun yeri. Platformun sunucuları ya da yapay zeka alt işleyenleri yurt dışındaysa, Kanun açısından bu, derste oluşan ses, görüntü ve sohbet verisinin yurt dışına aktarımı demek. 2024'teki değişiklikten sonra Kanun'un 9. maddesi şu sırayı izliyor: önce yeterlilik kararı, o yoksa uygun güvencelerden biri (standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları veya Kurul izinli taahhütname), bunlar da yoksa yalnız arızi hallerde istisnalar.

Pratikte özel okulların büyük kısmı standart sözleşmeyi seçiyor. Burada kesin bir süre var: md. 9/5'e göre standart sözleşme, imzalanmasından itibaren beş iş günü içinde veri sorumlusu veya veri işleyen tarafından Kurum'a iletilmeli. Kurum'un 2026 idari para cezası tablosuna göre bu yükümlülüğe uymamanın cezası 90.308 TL ile 1.806.177 TL arasında. Kurum'un Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması Rehberi ayrıntıları veriyor.

Kurum, 2020'deki uzaktan eğitim platformları duyurusunda da benzer bir uyarı yapmıştı: platform seçerken verilerin nerede tutulduğu ve kimlerle paylaşıldığı baştan sorgulanmalı. Sağlayıcıdan "veriler hangi ülkede işleniyor, hangi alt işleyenler devrede" sorularının yazılı cevabını almadan sözleşme imzalamayın.

Onay süreci: 6 adımda araç seçimi

Her yıl aynı biçimde işleyen bir süreç, kararları yıldan yıla tutarlı kılar. Bir veli ya da denetçi aracın gerekçesini sorduğunda yazılı kanıt hazır.

1. Veriyi haritalayın. Sıradan bir derste video konferans aracının topladığı her şeyi listeleyin: hesap bilgileri, ses ve görüntü, sohbet, dosyalar, kayıt, transkript, yapay zeka özetleri, IP ve cihaz bilgisi. Hangisinin isteğe bağlı olduğunu işaretleyin.
2. Mevcut araçlara bakın. Devlet okulu iseniz ilk seçenek Bakanlığın sunduğu sistemler. Özel okulda mevcut öğrenme platformunuz zaten bir video aracı içeriyorsa ikinci bir aracı eklemek işi ikiye katlar.
3. Soru formunu gönderin. Aşağıdaki 12 soruyu yazılı cevap şartıyla iletin; satış görüşmesindeki sözlü vaatler sözleşmeye girmez.
4. Sözleşmeyi imzalayın. Veri işleyen sözleşmesine alt işleyen listesini, saklama sürelerini ve silme yükümlülüğünü ekleyin. Yurt dışı aktarım varsa standart sözleşmeyi beş iş günü takvimine bağlayın.
5. Merkezi varsayılanları ayarlayın. Kayıt, yapay zeka özellikleri, misafir girişi ve sohbeti öğretmen hesapları açılmadan önce yönetici düzeyinde ayarlayın.
6. Yayımlayın ve gözden geçirin. Aracı onaylı araçlar listesine ekleyin, veli aydınlatma metnini güncelleyin ve her eğitim yılı başında sözleşmeyi ve alt işleyenleri yeniden kontrol edin.

1. adım en çok atlanan adım. En iyi sözleşme bile, her öğretmen hesabı bulut kaydı ve yapay zeka notları açık başlıyorsa işe yaramaz; o durumda kurumun gerçek politikası varsayılan ayarlardan ibaret.

Sözleşme ve seçim kriterleri tablosu

Son iki-üç aday arasında karar verirken bu tabloyu kullanın. Tablo kurum bakışıyla hazırlandı: hangi belgeyi isteyeceğinizi ve ne zaman vazgeçeceğinizi gösterir. Öğretmen gözüyle hızlı bir kontrol için yukarıda bağlantısını verdiğimiz yazının kendi tablosu var.

Şifreleme üzerine bir not: uçtan uca şifreleme değerli bir özellik, ama yukarıdaki satırların hiçbirinin yerini tutmaz. KVKK uyumu amaç sınırına, saklama süresine, silmeye ve aktarım güvencesine bakar. Katı uçtan uca şifreleme sunucu tarafında çalışan bulut kaydı veya canlı yapay zeka çevirisi gibi özellikleri de dışarıda bırakır. Bu ödünleşmeyi uçtan uca şifreleme nedir yazımızda anlatıyoruz.

Sağlayıcıya göndereceğiniz 12 soru

Soruları yazılı gönderin ve cevapları sözleşmeye ek yapın. 3, 5 ve 9 numaralı sorulara verilen muğlak cevaplar en yaygın uyarı işaretleri.

1. Bir derse katılan öğrenciden hangi kişisel verileri topluyorsunuz? IP adresi ve cihaz bilgisi gibi üst verileri de sayın.
2. Öğrencinin kendi hesabını açması gerekiyor mu, yoksa misafir bağlantısıyla ya da okul hesabıyla katılım mümkün mü?
3. Verileri hangi ülkelerde saklıyor ve işliyorsunuz? Yurt dışı aktarım varsa md. 9 kapsamındaki dayanağınız ne?
4. Ses, görüntü, sohbet, transkript ve yapay zeka özellikleri için hangi alt işleyenlerle çalışıyorsunuz? Değişiklikleri bize nasıl haber vereceksiniz?
5. Öğrenci verisini yapay zeka modeli eğitmek, reklam ya da ürün araştırması için kullanıyor musunuz?
6. Kayıt, transkript ve yapay zeka özetleri varsayılan olarak kapalı mı? Yönetici bunları tüm okul için kapatma yetkisine sahip mi?
7. Her veri türünü ne kadar süre saklıyorsunuz? Talep üzerine ve sözleşme bitiminde silme nasıl işliyor?
8. Aktarımdaki medya ve depodaki veri için hangi şifreleme yöntemini kullanıyorsunuz? Uçtan uca şifreli modda hangi özellikler çalışmıyor?
9. Bir ihlal yaşanırsa bize kaç saat içinde haber veriyorsunuz ve irtibat kişimiz kim?
10. Güncel bir bağımsız güvenlik denetim raporu paylaşmanız mümkün mü?
11. Veri işleyen sözleşmemizi ve gerekiyorsa standart sözleşmeyi değişiklik yapmadan imzaya hazır mısınız?
12. Veliler erişim ve silme haklarını okul aracılığıyla nasıl kullanıyor?

Okul video konferans politikası şablonu

Kısa bir video konferans politikası, kimsenin okumadığı uzun bir metinden iyidir. Aşağıdaki yapıyı uyarlayın, iki sayfayı geçmesin ve öğretmen el kitabınızla veli aydınlatma metninizden bağlantı verin.

Yapay zeka satırını özenle doldurun. Çeviri ve transkript, özellikle Türkçe bilmeyen veliler için meşru bir kolaylık sağlıyor; ancak çocukların konuşmasından yazılı bir kayıt oluşturuyor. Bu kayda kimin erişeceğini ve ne kadar süre tutulacağını önceden kararlaştırın.

Velilere ne söylemeli

Veliler sözleşmenin tamamını görmek zorunda değil, ama net bir özeti hak ediyor. Hangi video konferans aracını kullandığınızı, aracın neyi topladığını, derslerde kayıt yapıp yapmadığınızı, transkripte kimin eriştiğini, verinin ne kadar süre tutulduğunu ve soru ya da silme talebini nereye ileteceklerini yazın.

Burada bir biçim şartına dikkat edin. Kurul'un 18.02.2026 tarihli ve 2026/347 sayılı ilke kararı aydınlatma metni ile açık rıza metninin ayrı ayrı düzenlenmesini istiyor. Kayıt ya da fotoğraf paylaşımı gibi rızaya dayanan işlemler için ayrı bir onay metni hazırlayın; ders aracının kendisini aydınlatma metninde anlatın. Kayıt dışındaki örnek bir paragraf:

"Okulumuz canlı dersler ve veli görüşmeleri için [araç] platformunu kullanıyor. Öğrenciler derse bir bağlantıyla giriyor, kişisel hesap açmıyor. Dersler, size önceden haber vermeden kaydedilmiyor. Sağlayıcıyla imzaladığımız sözleşme, çocuğunuzun verisinin yalnız eğitim hizmeti için kullanılmasını şart koşuyor. Sorularınızı [e-posta] adresindeki KVKK irtibat kişimize iletin."

Somut bir senaryo: İzmir'de bir özel ortaokul, Arapça ve Farsça konuşan velilerle dönem sonu görüşmelerini çevirili video görüşmeyle yapmaya karar veriyor. Okul aracı seçmeden önce sağlayıcıya 12 soruyu gönderiyor, transkriptin kimde kalacağını öğreniyor ve veli aydınlatma metnine "çeviri açıkken konuşmanın yazılı dökümü oluşur" cümlesini ekliyor. Görüşmenin kendi akışı için online veli toplantısı rehberimize göz atın.

Meeyra bu çerçevede nerede duruyor

Meeyra, tarayıcıda çalışan ve 42+ dilde canlı yapay zeka çevirisi sunan bir video görüşme platformu; çok dilli dersler ve veli görüşmelerinde sık kullanılan bir seçenek. Meeyra'yı da diğer sağlayıcılar gibi aynı soru formundan geçirin. Göreceğiniz tablo şöyle:

• Öğrenci hesabı yok. Öğrenciler ve veliler tarayıcıdan bir bağlantıyla misafir olarak giriyor; hesap yalnız toplantıyı açan kişide.
• Oda kurallarını host koyuyor. Host, katılımcılar için mikrofon, kamera, sohbet, çeviri ve ekran paylaşımını açıp kapatıyor.
• Aktarımda şifreleme. Medya, Meeyra sunucularına giderken ve dönerken şifreleniyor. Canlı çeviri sunucu tarafında işlem gerektirdiği için Meeyra kendini katı anlamda uçtan uca şifreli diye tanıtmıyor.
• Ses saklanmıyor, metin transkript oluşuyor. Çeviri için kullanılan ses gerçek zamanlı işleniyor ve saklanmıyor. Çeviri açıkken sistem konuşmayı yazılı transkript olarak saklıyor; transkriptin imhasını talep etmeniz mümkün.
• Toplantı kaydı yok. Meeyra'da şu an toplantı kaydı özelliği yok; böylece sözleşme tablosundaki en riskli satırlardan biri baştan düşüyor.

Ayrıntıları güvenlik sayfamız anlatıyor; güvenlik sorularınızı oradaki kanaldan iletin. Çevirili altyazının bir derste nasıl çalıştığını eğitim için görüntülü görüşme sayfamız gösteriyor; planlar için fiyatlar sayfamıza bakın. Çeviri hattının veri akışını merak ediyorsanız yapay zeka çevirisi güvenli mi yazımız ayrıntılı bir tablo sunuyor.

Sıkça Sorulan Sorular

Okul, video konferans dersi için veliden açık rıza istemek zorunda mı?

Çoğu durumda ders aracının kendisi için açık rıza gerekmez; okul eğitim hizmetini yürütmek için veriyi işler ve veliyi aydınlatma metniyle bilgilendirir. Kayıt, fotoğraf paylaşımı gibi ek işlemler için ise ayrı ve açık bir rıza metni gerekir.

Okul, çocuğumun online derslerini kaydediyor mu?

Kararı okul politikası veriyor. Güvenli bir politikada kayıt varsayılan olarak kapalıdır ve istisna için yazılı onay aranır. Okuldan yazılı politikayı ve olası bir kaydın saklama süresini isteyin.

Ders transkriptini veya yapay zeka özetini kim görüyor?

Okul ayarlarının ve sözleşmenin izin verdiği kişiler; genellikle dersi yöneten öğretmen ve yetkili personel. Okula hangi kayıtların tutulduğunu sorma ve bu verilere erişim talep etme hakkınız var.

Çocuğumun ses ve görüntü verisi hangi ülkede saklanıyor?

Bu bilgi, okul ile sağlayıcı arasındaki sözleşmede yazmalı. Aydınlatma metninde yazmıyorsa KVKK irtibat kişisine sorun; yurt dışı aktarım varsa okul yönetiminin md. 9 kapsamında bir güvence göstermesi gerekir.

Uçtan uca şifreleme bir platformu KVKK'ya uygun hale getirir mi?

Hayır. Şifreleme aktarımdaki veriyi korur; KVKK uyumu ise amaç sınırı, saklama, silme ve aktarım güvencesiyle ilgilidir. Şifreleme, sağlayıcının öğrenci verisini okul yönetiminin kabul etmeyeceği amaçlarla kullanmasını engellemez.

Okul bir aracı bıraktığında öğrenci verisi nereye gidiyor?

İyi bir veri işleyen sözleşmesi, sağlayıcının sözleşme bitiminden sonra sabit bir süre içinde veriyi iade etmesini veya silmesini ve bunu yazılı teyit etmesini şart koşar. Sözleşmenizde bu madde yoksa yenilemede ekleyin.

Öğretmen ücretsiz bir aracı kendi hesabıyla kullanmalı mı?

Araç onaylı listede değilse kullanmamalı. Bireysel kullanım koşulları kurumun sözleşme yükümlülüklerini karşılamaz; MEB'in Temmuz 2026 yazısı da yetkisiz üçüncü taraf yazılımları açıkça yasaklıyor.

Bir dersin güvenli olmadığını düşünen veli ne yapmalı?

Aynı gün öğretmene ve kurumun KVKK irtibat kişisine tarih, saat ve gördüklerinizle birlikte yazılı olarak haber verin. Okul bu bilgiye kendi ihlal sürecini yürütmek için ihtiyaç duyar.

Okullar için güvenli video konferans tek bir ayardan çok kararların sırasıyla ilgili: merkezi onay, kurulumdan önce sözleşme, öğretmenler giriş yapmadan önce varsayılan ayarlar ve velilere sade bir açıklama. Çok dilli velilerle tarayıcı tabanlı bir seçeneği denemek isterseniz ücretsiz bir Meeyra hesabı açın ve onu önce kendi soru formunuzdan geçirin.