Toplantı Kaydı Alan Uygulamalar: Özellik ve Ücret Kıyası

Toplantı kaydı alan uygulamaların dört türü var: video konferans platformlarının yerleşik kaydedicileri, işletim sistemlerinin ekran kaydedicileri, açık kaynak kayıt yazılımları ve toplantıya bot gönderen yapay zekâ not alıcıları. Ücretsiz planlar çoğunlukla yerel kayıt sunar; ücretli planlar ise bulut kaydını kullanıcı başına 10 GB ile 5 TB arası depolamayla sunar.

Doğru uygulamayı seçmek artık yalnızca görüntü kalitesiyle ilgili değil. Asıl farkı depolama kotası, otomatik silme süresi, transkript desteği ve kaydın hangi ülkedeki sunucuda durduğu yaratıyor. Türkiye'de bu soru her geçen yıl daha çok kişiyi ilgilendiriyor. TÜİK'in 5 Ağustos 2026'da yayımladığı Hanehalkı Bilişim Teknolojileri Kullanım Araştırması sonuçlarına göre 16-74 yaş grubunda internet kullanım oranı %92,3'e ulaştı. Girişimlerde ise TÜİK'in 2026 araştırmasına göre ücretli bulut bilişim kullanım oranı %20,2 oldu.

Bu rehberde toplantı kaydı alan uygulamaları türlerine göre karşılaştırıyoruz: ücretsiz planın neler sunduğunu, ücretli planlarda ne kadar depolama geldiğini, sağlayıcıların kayıtları ne zaman sildiğini ve Türkiye'deki işletmelerin ücret hesabında gözden kaçırdığı kalemleri gösteriyoruz. Plan bilgilerini sağlayıcıların fiyat ve yardım sayfalarından Eylül 2026'da derledik. Kaydı adım adım nasıl başlatacağınızı arıyorsanız toplantı nasıl kaydedilir rehberimize göz atın.

İçindekiler

• Toplantı Kaydı Alan Uygulamaları Nasıl Karşılaştırdık?
• Dört Uygulama Türü Bir Bakışta
• Video Konferans Platformlarının Yerleşik Kaydedicileri
• Ücretsiz Ekran Kaydediciler ve Açık Kaynak Araçlar
• Yapay Zeka Not Alıcıları: Bot ile Kayıt
• Plan Bazlı Kayıt ve Depolama Limitleri
• Ücret Hesabında Gözden Kaçan Kalemler
• Bulut Kayıtları Yurt Dışında Saklanıyorsa
• Türkiye'den Örnek: Resmi Sistemler Kaydı Nasıl Saklıyor?
• Video Dosyası Yerine Canlı Transkript
• Sıkça Sorulan Sorular
• Hangi Kayıt Yöntemi Size Uygun?

Toplantı Kaydı Alan Uygulamaları Nasıl Karşılaştırdık?

Fiyat sayfasında cömert görünen bir plan, günlük kullanımda ekibinizi zor durumda bırakabilir. Bu yüzden her uygulama türünü altı somut soruyla değerlendirdik:

1. Kayıt yöntemi: Platform kaydı kendisi mi alıyor, bilgisayardaki bir uygulama ekranı mı yakalıyor, yoksa toplantıya bir bot mu katılıyor?
2. Ücretsiz plan: Ödeme yapmadan kayıt alabiliyor musunuz, süre ve dosya sınırı ne?
3. Depolama ve saklama: Dosya nereye gidiyor, ne kadar alan var, otomatik silme uygulanıyor mu?
4. Transkript: Kaydın aranabilir bir metin sürümü oluşuyor mu, hangi planda?
5. Kayıt yetkisi: Kaydı yalnız toplantı sahibi mi başlatabiliyor, yoksa her katılımcı mı?
6. Görünürlük: Katılımcılar kaydın başladığını ekranda görüyor mu?

Bu kriterler KVKK açısından da önem taşıyor. Kaydın görünür olması aydınlatma yükümlülüğünü, saklama süresi ise verilerin gerektiğinden uzun tutulmaması ilkesini doğrudan etkiliyor.

Dört Uygulama Türü Bir Bakışta

Video Konferans Platformlarının Yerleşik Kaydedicileri

Ekibiniz toplantılarını zaten tek bir platformda yapıyorsa en pratik seçenek genellikle o platformun kendi kaydedicisidir. Platform dosyayı hep aynı yere kaydeder, yöneticiler kayıt yetkisini yönetir ve katılımcılar ekranda kayıt uyarısı görür.

Bağımsız platformlarda kayıt

Yaygın bağımsız video konferans platformlarından ikisi ücretsiz planda yerel kayda izin veriyor. Her ikisinde de kaydı yalnız masaüstü uygulaması başlatıyor ve toplantılar 40 dakikada sona eriyor. Tarayıcıdan veya telefondan katılan kullanıcılar bu planlarda yerel kayıt alamıyor. Bu platformlardan birinin ücretsiz planında kayıt transkripti de sunulmuyor.

Ücretli planlarda bulut kaydı devreye giriyor. İncelediğimiz sağlayıcılar giriş seviyesi ücretli planda kullanıcı başına 10 GB bulut kaydı veriyor; birinde bu alan hesap düzeyinde ortak havuzda toplanıyor, yani beş lisanslı hesap 50 GB'ı paylaşıyor. Kurumsal sözleşmelerde bulut kaydındaki sınır kalkıyor. Bir platformda otomatik ses transkripti yalnız bulut kayıtlarında oluşuyor ve bulut kaydını yalnız toplantı sahibi ile yardımcı sahipler başlatabiliyor.

Bu grupta bir sağlayıcı ise ücretsiz plan sunmuyor, yalnız deneme süresi tanıyor. Buna karşın tüm ücretli planlarında sınırsız bulut kaydı vadediyor.

Ofis paketine entegre platformlarda kayıt

E-posta, doküman ve takvim paketleriyle birlikte satılan platformlar kaydı bilgisayara değil paketin bulut sürücüsüne gönderir. Bu sayede kayıt, şirketin mevcut erişim ve saklama politikalarına otomatik olarak dahil olur.

İki büyük paketin kuralları birbirinden epey farklı. Tabloda "ofis paketi" olarak andığımız platformda iş hesaplarındaki kayıt, toplantıyı düzenleyen kişinin bulut sürücüsüne; kanal toplantılarında ise ekip sitesindeki kayıt klasörüne gider. Bu paket kayıtları ve transkriptleri varsayılan olarak 120 gün sonra siler; yönetici bu süreyi değiştirme yetkisine sahiptir. Ücretsiz kişisel sürümde kayıt yalnız ücretli ev aboneliği olanlara açıktır ve bu kayıtlar 30 gün saklanır.

Tabloda "doküman paketi" olarak andığımız diğer platformda kayıt yalnız seçili ücretli sürümlerde ve 2 TB veya daha büyük depolama aboneliklerinde mümkündür. Ücretsiz kişisel hesaplar ve paketin en düşük iş planı kayıt alamaz. Platform kaydı düzenleyenin sürücüsündeki özel bir klasöre kaydeder; tek bir kaydın süresi en fazla 8 saattir. Orta seviye plan kullanıcı başına 2 TB, üst plan 5 TB ortak depolama içerir; transkript özelliği de orta seviye planla başlar.

Ücretsiz Ekran Kaydediciler ve Açık Kaynak Araçlar

Bütçeniz yoksa ya da kullandığınız platform kayıt özelliğini ücretli plana bağlamışsa bilgisayarınızın kendi araçları işinizi görebilir.

Windows 11 Ekran Alıntısı Aracı, Windows + Shift + R kısayoluyla ekran kaydı başlatır ve mikrofon ile sistem sesini birlikte alabilir. macOS tarafında Shift-Command-5 araç çubuğu ekran kaydı sunar; sistem sesini kayda ekleme seçeneği ise yalnız en yeni sürümde var.

OBS Studio, Windows, macOS ve Linux üzerinde çalışan ücretsiz ve açık kaynaklı bir kayıt ve yayın yazılımıdır. Toplantı platformundan bağımsız çalıştığı için tarayıcıdan katıldığınız görüşmeleri de kaydeder. Çözünürlüğü, dosya biçimini ve ses kaynaklarını siz belirlersiniz.

Açık kaynak video konferans yazılımlarının bir kısmı da kendi sunucunuzda kayıt almanıza imkân tanır. Örneğin eğitim odaklı bir açık kaynak platform, toplantı kayıt seçeneğiyle başlatıldığında oturumun tüm olaylarını ve medyasını sonradan izlemek üzere saklar. Başka bir açık kaynak platform ise odanın görüntüsünü ve sesini WebM dosyası olarak doğrudan cihazınıza kaydedebilir.

Bu araçların ortak zayıf noktası görünürlüktür. Ekran kaydedici başlattığınızda diğer katılımcılar ekranlarında herhangi bir uyarı görmez. Kaydı sözlü olarak ve sohbet penceresinde yazılı olarak duyurmak size düşer.

Yapay Zeka Not Alıcıları: Bot ile Kayıt

Yapay zekâ not alıcıları, yaygın video konferans platformlarının üzerine eklenen ayrı hizmetlerdir. Çoğu toplantıya bir bot gönderir; bot konuşmaları kaydeder, yazıya döker ve özet çıkarır. Bazıları tarayıcı eklentisi gibi botsuz kayıt seçenekleri de sunuyor.

Ücretsiz planlar sağlayıcıya göre çok farklı sınırlar koyuyor. İncelediğimiz örneklerde şu limitler öne çıktı:

• Aylık 300 transkripsiyon dakikası ve konuşma başına en fazla 30 dakika.
• Ekip başına 400 dakika depolama ve 2 saatlik kayıt sınırı.
• Sınırsız kayıt ve transkript ile anlık yapay zekâ özetleri.
• Kayıtların 3 ay saklanması ve toplantı başına en fazla 3 saat kayıt.

Ücretli planlar, yıllık faturalandırmada kullanıcı başına aylık yaklaşık 8 ile 16 ABD doları arasında başlıyor. Dakika limitleri, depolama ve toplantı başına süre bu planlarda ciddi ölçüde artıyor.

Bu hizmetlerde en kritik konu onaydır. Bir katılımcı, toplantı sahibinin haberi olmadan kendi not alıcısını toplantıya ekleyebilir. Bu durumda diğer katılımcıların sesi, onların bilmediği bir sağlayıcının bulutunda saklanır. Kurumunuzda bu tür araçları kullanacaksanız hangi hizmetin onaylı olduğunu yazılı olarak belirleyin ve toplantı sahiplerine onaysız botları çıkarma yetkisi verin.

Plan Bazlı Kayıt ve Depolama Limitleri

Aşağıdaki tablo, sağlayıcıların Eylül 2026 itibarıyla yayımladığı kayıt kotalarını ve otomatik silme kurallarını platform türüne göre özetliyor.

Bu tablodan iki pratik sonuç çıkıyor. Birincisi, bulut kotaları sanıldığından hızlı tükeniyor: saatlik yaklaşık 400 MB hesabıyla 10 GB alan yalnız 25 saatlik video kaydı taşıyor. İkincisi, otomatik silme artık yaygın. Hukuki veya eğitim amacıyla saklamanız gereken toplantı kaydını süre dolmadan dışa aktarın.

Ücret Hesabında Gözden Kaçan Kalemler

Toplantı kaydı alan uygulamaların çoğu fiyatını ABD doları üzerinden ve yıllık peşin ödemeye göre ilan ediyor. Birçok sağlayıcı sayfadaki aylık tutarı, yıllık bedeli 12'ye bölerek gösterir. Aylık ödemeyi seçtiğinizde birim fiyat yükselir. Kur hareketleri de bütçeyi yıl içinde değiştirebilir.

Türkiye'deki işletmeler için ikinci kalem KDV'dir. Yurt dışında yerleşik bir sağlayıcıdan hizmet satın alan KDV mükellefi işletmeler, Katma Değer Vergisi Kanunu md. 9/1 ve uygulama tebliği çerçevesinde bu hizmetin KDV'sini sorumlu sıfatıyla 2 No.lu KDV Beyannamesi ile beyan eder. Kanunun 29/1-ç maddesi, sorumlu sıfatıyla beyan edilerek ödenen bu vergiyi indirim konusu yapılabilecek vergiler arasında sayar. Muhasebe sürecinizi mali müşavirinizle netleştirin.

Üçüncü kalem depolama genişletmesidir. Ücretli planın kotası dolduğunda ek depolama satın almanız veya eski kayıtları silmeniz gerekir. Kayıt sayınız yüksekse, depolaması daha büyük bir üst plan toplam maliyette daha avantajlı çıkabilir.

Bulut Kayıtları Yurt Dışında Saklanıyorsa

Bulut kaydı sunan sağlayıcıların önemli bir kısmı verileri Türkiye dışındaki sunucularda saklar. Toplantı kaydındaki ses ve görüntü kişisel veri olduğundan bu durum KVKK'nın yurt dışına aktarım kurallarını gündeme getirir.

7499 sayılı Kanun ile değişen KVKK md. 9, 1 Haziran 2024'ten beri yeterlilik kararı yoksa uygun güvencelerden birini arıyor. Bu güvencelerden biri, Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmedir. Kanuna göre veri sorumlusu veya veri işleyen, standart sözleşmeyi imzadan itibaren beş iş günü içinde Kuruma iletir. Yurt Dışına Aktarım Yönetmeliği de sözleşme metninin değişiklik yapılmadan kullanılmasını zorunlu tutuyor. Kanun md. 18, bu yükümlülüğe uymayanlar için idari para cezası öngörür.

Bu kuralların uygulamada karşılığı var. KVKK 2025 Yılı Faaliyet Raporu'na göre 2025'te Kuruma 2.497 standart sözleşme ve 328 veri ihlali bildirimi ulaştı. Uygulama seçerken sağlayıcıya verinin hangi ülkede tutulduğunu ve standart sözleşme imzalamaya hazır olup olmadığını sorun. Kriterlerin tamamı için güvenli online toplantı uygulamaları rehberimize bakabilirsiniz.

Türkiye'den Örnek: Resmi Sistemler Kaydı Nasıl Saklıyor?

Kayıt dosyasının kimde, ne kadar süre ve hangi güvenceyle tutulacağı sorusu yalnız şirketlerin gündeminde değil. Türkiye'de uzaktan yapılan resmî toplantı ve işlemler bu konuyu yazılı kurallara bağlıyor.

Ceza yargılamasında kullanılan Ses ve Görüntü Bilişim Sistemi (SEGBİS) buna iyi bir örnektir. SEGBİS Yönetmeliği md. 6'ya göre sistemle elde edilen kayıtlar nitelikli elektronik imza ile imzalanarak talep eden makam tarafından güvenli şekilde saklanır. Aynı yönetmeliğin 8. maddesi ses ve görüntü kayıtlarının taraflara verilmeyeceğini, yazılı tutanağa dönüştürülen kayıtların ise verilebileceğini düzenler.

Anonim şirketlerin elektronik genel kurullarında da benzer bir mantık var. Elektronik genel kurul yönetmeliğine göre şirketler, elektronik genel kurul sisteminde yapılan tüm işlemlerin kayıtlarını ve kimlik bilgilerini gizlilik ve bütünlüğü sağlayarak on yıl saklamak zorundadır. Bu yükümlülük görüntü kaydını değil işlem kayıtlarını kapsar.

Şirket toplantılarınız için çıkarılacak ders basit: Kaydın erişim yetkisini sınırlayın, bütünlüğünü koruyun ve mümkünse video yerine yazılı tutanağı paylaşın.

Video Dosyası Yerine Canlı Transkript

Birçok ekip toplantıyı yalnız verdiği kararları sonradan hatırlamak için kaydediyor. Bu amaç için video dosyası çoğu zaman en ağır seçenektir: depolamayı doldurur, taraması zordur ve yüzleri ile sesleri gerektiğinden uzun süre saklar.

Meeyra bu ihtiyaca metin odaklı bir yoldan yaklaşıyor. Tarayıcıda çalışan ve 42+ dilde gerçek zamanlı yapay zekâ çevirisi sunan Meeyra'da çeviri açıkken konuşmanın transkripti oluşur. Transkript içeren planlarda toplantıdan sonra panelde bu transkripti ve her katılımcının kendi dilinde aldığı yapay zekâ özetini görebilirsiniz. Özet önce kararları, aksiyonları, sorunları ve riskleri, ardından öne çıkan maddeleri listeler.

Beklentiyi doğru kurmak için açıkça belirtelim: Meeyra video kaydı oluşturmaz. Eğitim videosu veya delil niteliğinde görüntü gerekiyorsa bir kayıt aracına ihtiyacınız olur. Ses çeviri için gerçek zamanlı işlenir ve medya dosyası olarak saklanmaz; aktarım sırasında şifrelenir. Ayrıntılar için toplantı çevirisi ve güvenlik sayfalarına, planlar için fiyatlar sayfasına göz atın.

Metin odaklı iş akışını derinleştirmek isterseniz toplantı kaydını yazıya çevirme ve yapay zekâ ile toplantı notu çıkarma rehberlerimizi okuyabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Ücretsiz toplantı kaydı alan uygulama var mı?

Evet. Bazı video konferans platformlarının ücretsiz planları masaüstü uygulamasından yerel kayda izin verir, ancak toplantıları 40 dakikayla sınırlar. Windows 11 Ekran Alıntısı Aracı, macOS ekran kaydı ve açık kaynaklı OBS Studio da toplantıları ücretsiz kaydeder.

Toplantı kaydı için katılımcıların izni gerekir mi?

Evet, izin almanız gerekir. TCK md. 133, katıldığınız aleni olmayan bir söyleşiyi diğer konuşanların rızası olmadan kaydetmeyi suç sayar. KVKK md. 10 uyarınca da katılımcıları en geç kaydın başında aydınlatmanız gerekir.

Aydınlatma metni ile açık rıza aynı şey mi?

Hayır. Aydınlatma Yükümlülüğü Tebliği md. 5'e göre işleme açık rızaya dayanıyorsa veri sorumlusu aydınlatmayı ve açık rıza almayı ayrı ayrı yapmalıdır. Aydınlatmanın yapıldığını ispat yükü de veri sorumlusundadır.

Toplantı kayıtları ne kadar süre saklanmalı?

KVKK md. 7'ye göre veri sorumlusu, işlenme sebebi ortadan kalkan kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hâle getirir. Saklama ve imha politikası hazırlamakla yükümlü veri sorumlularında periyodik imha aralığı altı ayı geçemez. Her kayıt türü için amaca uygun bir süre belirleyin.

Bir saatlik toplantı kaydı ne kadar yer kaplar?

Yaygın bir ofis paketi platformunun teknik dokümantasyonu bir saatlik kaydı yaklaşık 400 MB olarak hesaplıyor. Dosya boyutu çözünürlüğe, ekran paylaşımına ve görüntü sayısına göre değişir.

Yapay zekâ not alıcı botları güvenli mi?

Güvenlik, sağlayıcının veriyi nerede sakladığına, kayıtları model eğitiminde kullanıp kullanmadığına ve toplantıdaki herkesin bottan haberdar olmasına bağlıdır. Kurumunuzda yalnız onaylı bir hizmete izin verin ve botun toplantıya katıldığını her seferinde duyurun.

Meeyra toplantı kaydı alıyor mu?

Hayır, Meeyra video kaydı oluşturmaz. Çeviri açıkken konuşma transkripti ve her katılımcının kendi dilinde yapay zekâ özeti oluşur; bunlara transkript içeren planlarda toplantı sonrası panelden ulaşabilirsiniz.

Hangi Kayıt Yöntemi Size Uygun?

Önce ekibinizin zaten kullandığı platformun, mevcut planınızda kayıt alıp almadığını ve kotanın aylık kayıt saatinize yetip yetmediğini kontrol edin. Kayıt ihtiyacınız ara sıra ise ücretsiz ekran kaydediciler yeterli olur. Yapay zekâ not alıcılarını ancak onay süreciniz netleştiğinde devreye alın; bulut kaydı tercih ediyorsanız verinin hangi ülkede saklandığını sözleşmeye bağlayın.

Toplantılarınız farklı dillerde geçiyorsa ve asıl ihtiyacınız kararların güvenilir bir kaydıysa metin odaklı yaklaşımı deneyin. Ücretsiz Meeyra hesabı oluşturun; yeni hesaplara yapay zekâ çevirisini denemeniz için 60 dakika tanımlanır.