Videokonferenz mit Aufzeichnung: Tools im Vergleich 2026

Eine Videokonferenz mit Aufzeichnung gibt es 2026 kostenlos bei Zoom Basic und Webex Free (lokal, Meetings bis 40 Minuten) sowie mit Jitsi Meet und OBS Studio. Microsoft Teams, Google Meet, alfaview und OpenTalk bieten die Aufzeichnung nur in kostenpflichtigen Tarifen an.

Wer Meetings mitschneiden möchte, stößt schnell auf dieselben Fragen: Wo landet die Datei, wie viel Speicher ist enthalten, wann löscht der Anbieter automatisch und wer darf überhaupt auf „Aufnehmen“ klicken? Videokonferenzen gehören in deutschen Unternehmen längst zum Alltag. Laut einer Bitkom-Befragung von 602 Unternehmen vom Juni 2025 nutzen 67 Prozent regelmäßig Videokonferenzen, aber erst 3 Prozent erzeugen Meeting-Protokolle automatisch per KI. Gleichzeitig arbeiteten nach Angaben des Statistischen Bundesamts im Jahr 2025 rund 25 Prozent aller Erwerbstätigen zumindest gelegentlich im Homeoffice.

Dieser Vergleich zeigt, welche Tools eine Aufzeichnung kostenlos erlauben, ab welchem Tarif Cloud-Speicher und Transkripte dazukommen und welche Löschfristen gelten. Alle Angaben stammen aus den Preis- und Hilfeseiten der Anbieter, geprüft im September 2026. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Beitrag Videokonferenz aufnehmen.

Inhalt

• Kostenlos aufzeichnen: Was die Gratis-Tarife erlauben
• Videokonferenz-Tools mit Aufzeichnung im Vergleich
• Internationale Plattformen im Detail
• Anbieter mit Servern in Deutschland
• Kostenlose Open-Source-Werkzeuge
• Lokal oder in der Cloud: Was zu welchem Zweck passt
• KI-Notetaker: Aufzeichnung per Bot
• Speicherplatz und Löschfristen je Tarif
• Checkliste vor dem Start der Aufzeichnung
• Transkript statt Videodatei
• Häufig gestellte Fragen
• Welches Tool zu Ihren Meetings passt

Kostenlos aufzeichnen: Was die Gratis-Tarife erlauben

Das Suchwort „kostenlos“ führt oft zu Enttäuschungen. Viele Anbieter haben einen Gratis-Tarif, sperren darin aber genau die Aufzeichnung. Die folgende Übersicht zeigt nur, was ohne Bezahlung tatsächlich funktioniert.

Für gelegentliche kurze Termine reichen Zoom Basic oder Webex Free. Wer längere Workshops ohne Budget mitschneiden will, kombiniert eine Plattform ohne Zeitlimit mit OBS Studio oder nutzt Jitsi Meet.

Videokonferenz-Tools mit Aufzeichnung im Vergleich

Sobald Sie Cloud-Speicher, Transkripte oder zentrale Verwaltung brauchen, führt kaum ein Weg an einem bezahlten Tarif vorbei. Die Tabelle nennt den Einstiegstarif mit Aufzeichnung. Bei US-Anbietern geben wir die US-Listenpreise an, weil die Euro-Preise je nach Region und Abrechnung abweichen.

„Nicht geprüft“ bedeutet: Die Preisseite des Anbieters nennt dazu keine eindeutige Angabe. Fragen Sie in diesem Fall vor dem Kauf nach.

Internationale Plattformen im Detail

Zoom Workplace

Zoom erlaubt die lokale Aufzeichnung in allen Konten, auch im kostenlosen Basic-Tarif. Sie funktioniert allerdings nur in der Desktop-App für Windows, macOS und Linux, nicht im Browser und nicht auf dem Smartphone. Die Cloud-Aufzeichnung beginnt mit Pro: Zoom nennt 10 GB je lizenziertem Nutzer für Pro und Business und bündelt diesen Speicher auf Kontoebene. Enterprise-Kunden erhalten unbegrenzten Cloud-Speicher. Nur Hosts und Co-Hosts können eine Cloud-Aufzeichnung starten, und das Audio-Transkript entsteht ausschließlich aus Cloud-Aufnahmen.

Microsoft Teams

In Business-Tarifen speichert Teams jede Aufnahme im OneDrive der organisierenden Person, bei Kanalbesprechungen in der SharePoint-Bibliothek des Teams. Wichtig für die Archivplanung: Aufzeichnungen und Transkripte verfallen standardmäßig nach 120 Tagen, sofern die Administration nichts anderes einstellt. Microsoft kalkuliert rund 400 MB pro Stunde Aufnahme. Die kostenlose Teams-Version zeichnet nur für Abonnentinnen und Abonnenten von Microsoft 365 Single, Family oder Premium auf, und diese Aufnahmen bleiben 30 Tage im Chat gespeichert. Teams Essentials enthält Aufzeichnungen mit Transkript und 10 GB Cloud-Speicher je Nutzer.

Google Meet

Google Meet zeichnet nur in ausgewählten Workspace-Editionen auf, etwa Business Standard, Business Plus und Enterprise, sowie für Google-One-Abos ab 2 TB. Business Starter und private Konten bleiben außen vor. Die Datei landet im Google Drive der organisierenden Person im Ordner „Google Meet“, eine Aufnahme darf höchstens acht Stunden dauern. Transkripte gibt es ab Business Standard, unter anderem auf Deutsch und Englisch.

Webex

Webex Free bietet eine lokale Aufzeichnung über die Desktop-App, Meetings enden nach 40 Minuten. Cloud-Aufzeichnung und Aufnahme-Transkripte fehlen im Gratis-Tarif. Der Tarif Meet enthält 10 GB Cloud-Aufzeichnung und Meetings bis 24 Stunden, Enterprise-Verträge unbegrenzten Cloud-Speicher.

GoTo Meeting

GoTo Meeting wirbt in den Tarifen Professional, Business und Enterprise mit unbegrenzter Cloud-Aufzeichnung. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht, nur eine Testphase. Die Preise lädt die Website dynamisch, holen Sie daher ein aktuelles Angebot ein.

Anbieter mit Servern in Deutschland

Für viele Behörden, Schulen und Mittelständler zählt der Serverstandort mehr als der letzte Komfort-Klick. Zwei deutsche Anbieter bieten eine Aufzeichnungsfunktion, allerdings nicht gratis.

alfaview

alfaview betreibt seine Plattform nach eigenen Angaben vollständig in Rechenzentren mit Standort in Deutschland. Die Aufzeichnung ist laut Preisseite ab dem Tarif „One“ enthalten, der 12 € pro Jahr zzgl. MwSt. kostet und nur jährlich buchbar ist. Möglich sind lokale Aufnahmen und Aufnahmen auf einem eigenen Server. Der Free-Tarif enthält keine Aufzeichnung. Professional kostet 3,90 € und Premium 9,90 € pro Raum im Monat, jeweils zzgl. MwSt.

OpenTalk

OpenTalk wirbt mit DSGVO-konformem Betrieb in deutschen Rechenzentren. Im kostenlosen Starter-Tarif sind Konferenzen auf 30 Minuten und fünf Teilnehmende begrenzt, eine Aufzeichnung fehlt. Ab dem Standard-Tarif für 7,50 € pro Nutzer im Monat (oder 75 € jährlich, zzgl. MwSt.) können Sie aufzeichnen und erhalten 1 GB Speicher. Premium kostet 12,50 € monatlich und enthält 10 GB.

Ein Hinweis zu kostenlosen BigBlueButton-Instanzen: Der Dienst Senfcall arbeitet nach eigener Datenschutzerklärung mit Servern in Deutschland und löscht Konferenzdaten spätestens am Ende der Sitzung. Eine serverseitige Aufzeichnung ist dort also nicht vorgesehen.

Kostenlose Open-Source-Werkzeuge

OBS Studio

OBS Studio ist freie Open-Source-Software für Videoaufnahmen und Livestreams unter Windows, macOS und Linux. Das Programm nimmt Bildschirm und Ton auf, unabhängig davon, welche Konferenzsoftware Sie nutzen. Damit eignet es sich auch für Browser-Meetings ohne eigene Aufzeichnungsfunktion. Beachten Sie: Die anderen Teilnehmenden sehen keinen automatischen Hinweis, Sie müssen die Aufnahme selbst ankündigen.

Jitsi Meet

Laut Jitsi-Handbuch speichert die lokale Aufzeichnung Bild und Ton des Raums als WebM-Datei auf Ihrem Gerät. Wer Jitsi selbst betreibt, kann über die Komponente Jibri eine serverseitige Aufzeichnung ergänzen, was zusätzliche Einrichtung erfordert.

BigBlueButton

BigBlueButton ist eine Open-Source-Plattform für Online-Unterricht. Sie zeichnet alle Ereignisse und Medien einer Sitzung zur späteren Wiedergabe auf, sofern die Aufzeichnung beim Anlegen des Meetings aktiviert wurde. Weil Sie den Server selbst betreiben, bleiben alle Aufnahmen in Ihrer eigenen Infrastruktur.

Lokal oder in der Cloud: Was zu welchem Zweck passt

Die Frage nach dem richtigen Tool ist oft eine Frage nach dem Speicherort. Beide Wege haben klare Stärken und Schwächen.

Lokale Aufzeichnung speichert die Datei auf dem Rechner der aufnehmenden Person. Das kostet nichts, und kein Cloud-Anbieter erhält eine Kopie. Dafür tragen Sie selbst die Verantwortung: Die Datei liegt womöglich unverschlüsselt im Download-Ordner, geht beim Gerätewechsel verloren oder wandert per E-Mail weiter. Legen Sie deshalb einen festen, geschützten Ablageort fest und löschen Sie Aufnahmen nach Plan.

Cloud-Aufzeichnung ist bequemer. Die Plattform zeigt allen einen Aufnahmehinweis, die Administration steuert Berechtigungen, und Löschfristen greifen automatisch. Der Preis dafür sind kostenpflichtige Tarife, begrenzte Kontingente und die Frage, in welchem Land die Daten liegen. Bei US-Anbietern sollten Sie prüfen, welche Speicherregion Ihr Vertrag vorsieht.

Aufnahmen auf eigenem Server sind die dritte Option, etwa mit BigBlueButton, einem selbst betriebenen Jitsi oder alfaview. Hier behalten Sie die volle Kontrolle, brauchen aber IT-Personal für Betrieb, Updates und Backups.

Eine Faustregel für die Praxis: Für interne Abstimmungen reicht meist ein Protokoll. Für Schulungsvideos eignet sich die Cloud-Aufzeichnung mit klarer Löschfrist. Sensible Gespräche mit Personalbezug zeichnen Sie am besten gar nicht auf oder nur nach Rücksprache mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat.

KI-Notetaker: Aufzeichnung per Bot

KI-Notetaker wie Otter.ai, Fireflies.ai, Fathom oder tl;dv schalten sich meist als Bot in Zoom, Teams oder Google Meet ein, zeichnen auf, transkribieren und fassen zusammen. Die Gratis-Tarife unterscheiden sich deutlich: Otter Basic enthält 300 Transkriptionsminuten pro Monat und maximal 30 Minuten je Gespräch. Fireflies Free bietet 400 Minuten Speicher pro Team und eine Aufnahmegrenze von zwei Stunden. Fathom wirbt im Gratis-Tarif mit unbegrenzten Aufzeichnungen und Transkripten. tl;dv speichert Aufnahmen im Free-Tarif laut Hilfeseite drei Monate lang.

Aus Datenschutzsicht verdienen Bots besondere Aufmerksamkeit. Ein Teilnehmer kann einen Notetaker einladen, ohne dass der Host oder die übrigen Teilnehmenden zugestimmt haben. Setzt Ihr Unternehmen ein solches Tool ein, verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Dafür brauchen Sie in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wie ernst die Frage genommen wird, zeigt ein Verfahren in den USA: Im August 2026 ließ ein Bundesgericht in Kalifornien zentrale Abhör- und Datenschutzklagen gegen einen KI-Notetaker-Anbieter zu, wie die National Law Review berichtete. Die Entscheidung fiel im Zulässigkeitsstadium, die Vorwürfe sind nicht bewiesen.

Speicherplatz und Löschfristen je Tarif

Wie lange Ihr Archiv hält, hängt vom Speicherkontingent und von automatischen Löschregeln ab. Die folgende Tabelle fasst die veröffentlichten Grenzen zusammen.

Eine einfache Rechnung zeigt, wie schnell Kontingente schrumpfen: Bei rund 400 MB pro Stunde fassen 10 GB etwa 25 Stunden Video. Automatische Löschfristen sind dabei kein Nachteil, sondern passen gut zum Grundsatz der Speicherbegrenzung aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Sichern Sie Aufnahmen, die Sie aus nachvollziehbaren Gründen länger brauchen, rechtzeitig und legen Sie für alle anderen ein Löschdatum fest.

Checkliste vor dem Start der Aufzeichnung

Die Datenschutzkonferenz (DSK) empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe Videokonferenzsysteme, die Aufzeichnungsfunktion in der Voreinstellung zu deaktivieren. Ohne besonderes Dokumentationserfordernis ist laut DSK regelmäßig eine Einwilligung in die Aufzeichnung nötig. Für die Praxis ergibt sich daraus eine kurze Liste:

• Kündigen Sie die Aufnahme in der Einladung und noch einmal vor dem Start an.
• Lassen Sie nur Moderatorinnen und Moderatoren aufzeichnen.
• Achten Sie auf einen sichtbaren Aufnahmehinweis in der Oberfläche.
• Speichern Sie Aufnahmen verschlüsselt und nur so lange wie nötig.
• Bieten Sie Teilnehmenden eine Alternative, etwa die Teilnahme ohne Kamera.
• Binden Sie bei Aufnahmen im Arbeitskontext frühzeitig den Betriebsrat ein.

Welche Anbieter die technischen und vertraglichen Anforderungen insgesamt erfüllen, vergleichen wir ausführlich im Beitrag DSGVO-konforme Videokonferenz-Anbieter.

Transkript statt Videodatei

Viele Teams zeichnen Meetings nur auf, um später nachzuschlagen, was beschlossen wurde. Für diesen Zweck ist ein Video oft das schwerfälligste Format: Es belegt viel Speicher, lässt sich schlecht überfliegen und speichert Gesichter und Stimmen länger als nötig.

Meeyra geht einen textbasierten Weg. Die browserbasierte Videokonferenz-Plattform übersetzt Gespräche in Echtzeit in 42+ Sprachen. Solange die Übersetzung aktiv ist, entsteht ein Gesprächstranskript. Nach dem Meeting zeigt das Dashboard in Tarifen mit Transkript dieses Protokoll zusammen mit einer KI-Zusammenfassung, die jede teilnehmende Person in ihrer eigenen Sprache erhält. Die Zusammenfassung beginnt mit Entscheidungen, Aufgaben, Problemen und Risiken und listet danach die wichtigsten Punkte.

Damit keine falschen Erwartungen entstehen: Meeyra erstellt keine Videoaufzeichnung und ersetzt kein Aufnahme-Tool, wenn Sie Bildmaterial für Schulungen oder zur Beweissicherung benötigen. Der Ton wird für die Übersetzung in Echtzeit verarbeitet und nicht als Mediendatei gespeichert, die Übertragung ist verschlüsselt. Mehr dazu lesen Sie auf den Seiten Meeting-Übersetzung und Sicherheit, die Tarife finden Sie unter Preise.

Vertiefende Vergleiche bieten unsere Beiträge zu Meeting-Transkription per KI und zum automatisch erstellten Besprechungsprotokoll. Wenn Sie eher Webinare aufzeichnen, hilft der Leitfaden zum mehrsprachigen Webinar.

Häufig gestellte Fragen

Welche Videokonferenz mit Aufzeichnung ist kostenlos?

Zoom Basic und Webex Free erlauben eine lokale Aufzeichnung über die Desktop-App, begrenzen Meetings aber auf 40 Minuten. Jitsi Meet speichert Aufnahmen lokal im Browser, und OBS Studio zeichnet jede Konferenzsoftware kostenlos auf.

Darf ich eine Videokonferenz ohne Zustimmung aufzeichnen?

Nein, in aller Regel nicht. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Zusätzlich brauchen Sie nach DSGVO eine Rechtsgrundlage, in der Praxis meist die Einwilligung aller Teilnehmenden.

Was muss ich nach DSGVO vor einer Aufzeichnung mitteilen?

Nach Art. 13 DSGVO informieren Sie die Teilnehmenden spätestens bei der Aufnahme über Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer. Eine Einwilligung müssen Sie nachweisen können, und sie lässt sich jederzeit widerrufen.

Darf der Arbeitgeber Teams-Meetings aufzeichnen?

Nur unter engen Voraussetzungen. Ist ein Betriebsrat vorhanden, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen mitzubestimmen, die Verhalten oder Leistung überwachen können. Klären Sie Aufzeichnungsregeln daher vorab in einer Betriebsvereinbarung.

Wie lange speichert Microsoft Teams Aufzeichnungen?

In Business-Tarifen laufen Aufzeichnungen und Transkripte standardmäßig nach 120 Tagen ab, die Administration kann die Frist anpassen. In der kostenlosen Teams-Version bleiben Aufnahmen 30 Tage im Chat.

Kann ich Google Meet kostenlos aufzeichnen?

Nein. Google Meet zeichnet nur in bestimmten kostenpflichtigen Workspace-Editionen ab Business Standard und für Google-One-Abos mit mindestens 2 TB auf. Mit einem privaten Gratis-Konto steht die Funktion nicht zur Verfügung.

Zeichnet Meeyra Meetings auf?

Nein, Meeyra erstellt keine Videoaufzeichnungen. Bei aktiver Übersetzung entstehen ein Gesprächstranskript und eine KI-Zusammenfassung in der Sprache jeder teilnehmenden Person, abrufbar im Dashboard von Tarifen mit Transkript.

Welches Tool zu Ihren Meetings passt

Prüfen Sie zuerst, was Ihre vorhandene Plattform im gebuchten Tarif kann, und vergleichen Sie das Kontingent mit den Stunden, die Sie tatsächlich aufzeichnen. Für seltene Aufnahmen ohne Budget genügen OBS Studio oder Jitsi Meet. Legen Sie Wert auf Server in Deutschland, sind alfaview und OpenTalk die naheliegenden Kandidaten. KI-Notetaker lohnen sich erst, wenn Einwilligung und Auftragsverarbeitung sauber geregelt sind.

Wenn Ihre Meetings mehrsprachig sind und Sie vor allem festhalten möchten, was vereinbart wurde, testen Sie den textbasierten Ansatz. Registrieren Sie sich kostenlos bei Meeyra: Neue Konten erhalten 60 Minuten KI-Übersetzung zum Ausprobieren.